A variação fundamental para o setor público é avaliar a gestão através da análise e confrontação restrita dos valores monetários da contabilidade tradicional (custos, receitas, despesas), ou introduzir, na análise e avaliação, outras variáveis não monetárias que permitam relacionar as variáveis tradicionais à finalidade da entidade pública.
As entidades privadas são tradicionalmente diferenciadas das públicas pelo contexto em que se entende o objetivo que persegue cada uma. As primeiras procuram obter o maior lucro possível como retorno dos investimentos para atender às necessidades internas da organização, ou seja, oferecer retribuição aos proprietários através dos dividendos. As entidades públicas procuram atender às necessidades da população (proprietários), no que tange à qualidade e quantidade, para retribuir os impostos que arrecadam.
Como premissa para este estudo, deve-se entender que a diferença principal entre as entidades públicas e privadas é a forma como são distribuídos os resultados ou “lucros” e não o objetivo. O objetivo para ambas é o mesmo “obter maior lucro para o retorno dos investidores”, atendendo às necessidades internas e externas da entidade, porém as palavras “lucro” e “investidores” devem , ser consideradas com diferentes conotações para cada caso (público e privado). Segundo Hélio J. Teixeira8:
“a administração pública e suas entidades, em certo sentido, pertencem aos cidadãos. No entanto, não há, entre nós, em geral, canais adequados para que os cidadãos façam ouvir suas reivindicações, nem há meios efetivos de informação sobre o que se passa dentro da administração pública. Daí agravar-se a larga margem de insatisfação popular para com os serviços prestados pelo Estado e a desconfiança do público em geral sobre a forma comosão geridos os recursos, pagos direta ou indiretamente pela população.”
A afirmação anterior permite inferir que os cidadãos são os investidores que existem no setor privado. Isto requer que a gestão se atualize no que se concerne a eficiência, eficácia e economia para poder retribuir os investimentos feitos através dos impostos arrecadados. De acordo com esta afirmação, o setor público deve desenvolver a sua atividade em concordância com a filosofia do máximo aproveitamento dos recursos, procurando atingir o objetivo de lucro, por meio de uma gestão eficiente, econômica e eficaz, ou seja, otimizar os recursos e maximizar os resultados.
Existem também entidades do setor público que prestam serviços e geram recursos próprios. Nesse caso, a confrontação de custos/despesas e receitas é de grande utilidade para conhecer a capacidade de financiar suas próprias atividades. O resultado, nesta perspectiva, é a capacidade de recuperar os custos incorridos na prestação do serviço.
Para medição e avaliação da gestão pública, cuja finalidade é realizar atividades orientadas à satisfação das necessidades da sociedade sem que exista a retribuição por parte dos usuários, os instrumentos de medição devem estar relacionados com os objetivos que justificam a existência e permanência da entidade. Para isso, o sistema de informação deve fornecer dados que permitam obter indicadores de eficiência (custos vs. atingidos) e economia (custos dos recursos utilizados vs. os custos orçados); ou seja, dados que relacionem os custos incorridos com : a) os objetivos programados ou esperados; b) os objetivos atingidos; c) o efeito nos usuários e comunidade.
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