Partindo da premissa de que a auditoria de gestão objetiva determinar a eficácia, eficiência e economia de qualquer parte de uma organização, ou da organização em conjunto, pode-se inferir que os atributos mais importantes para determinar ou desenhar os indicadores de gestão sejam precisamente eficácia, eficiência e economia.
Muita controvérsia existe em torno da utilização desses atributos como base para estabelecer padrões de comparação, de medição e de avaliação do desempenho de um gestor, especialmente se este gestor pertence ao setor público. Por esta razão, é fundamental definir e confrontar estes conceitos para atingir um melhor entendimento dos tópicos que se apresentam na seqüência.
A efetividade (comparação dos resultados alcançados vs. O ideal), muitas vezes é utilizado como sinônimo de eficácia. Esta última refere-se ao grau de consecução dos objetivos programados, ao passo que a eficiência refere-se à quantidade, tipo, custo r qualidade dos recursos utilizados para atingir esses objetivos e a economia, por sua vez, concerne à consideração do custo dos recursos utilizados no processo, confrontando o que se paga por estes recursos com o que se deve pagar.
Por enquanto pode-se notar que o fator comum entre estes três conceitos é o atingimento dos objetivos programados. Para ilustrar esta comparação pode-se apresentar o seguinte exemplo: a eficácia pode-se entender como a capacidade de uma fábrica de produzir peças sem defeito:, quer dizer, quanto mais peças sem defeito são produzidas em relação ao total de peças fabricadas ,a empresa é mais eficaz. Por outro lado, a eficiência procura estabelecer a relação mais apropriada entre o número de peças produzidas e a quantidade, tipo e qualidade dos recursos utilizados. Nesta relação, não se pode esquecer dos custos dos recursos utilizados no processo que representa o terceiro (sem conotações de grau de importância) critério envolvido; ou seja, a economia diz respeito ao menor valor possível do produto mantendo a qualidade.
Uma dificuldade da auditoria de gestão é a seleção e desenho dos critérios específicos que servirão para medir e avaliar os atributos de eficiência, eficácia e economia. Em auditoria financeira, cujo objetivo é determinar a razoável apresentação dos relatórios contábeis, os critérios amplos utilizados para esta medição estão conformados pelos Princípios Fundamentais de Contabilidade e os critérios específicos são detalhados nos objetivos de auditoria determinados no planejamento.
Na seqüência, são apresentados, em detalhes os atributos normalmente utilizados para medir e avaliar a gestão dos funcionários da administração pública. É importante ressaltar que existe uma grande dificuldade ao se tentar avaliar estes atributos isoladamente, pois esse aspecto pode contribuir para as diferenças em conceitos dos diversos autores e pesquisadores. Os atributos em questão são os seguintes:
Eficiência: este é o primeiro da trinca de elementos chave na avaliação da performance (eficiência, eficácia e economia ou também chamados os Três E’s.). A eficiência pode-se expressar quanto à relação existente entre os bens e serviços consumidos (entradas ou inputs do processo) e os bens e serviços produzidos (saídas ou outputs do processo).
Assim, uma performance eficiente é a maximização dos resultados com recursos determinados ou a obtenção ou prestação de um bem ou serviço com o mínimo possível de recursos, mantendo a qualidade e quantidade desejada. Aplicando-se o raciocínio contrário, existe ineficiência sempre que:
1) o resultado de uma atividade ou trabalho não tem utilidade alguma;
2) produz-se excesso ou déficit de produtos ou serviços;
3) incrementa-se a quantidade e qualidade dos materiais e não é obtida a melhoria desejada na qualidade e quantidade do produto ou serviço;
4) mantendo os mesmos recursos, em termos relativos, diminui a quantidade ou qualidade dos produtos e serviços.
Eficácia: a eficácia de uma entidade ou gestor público é medida pelo grau de comprimento dos objetivos e metas fixados nos programas de ação. Esta medida é feita através da comparação entre os resultados realmente obtidos e os resultados esperados ou previstos nos planos ou programas de ação, independentemente da quantidade, qualidade e custo dos recursos envolvidos em atingir estes objetivos.
Desta forma, para poder avaliar a eficácia é necessária a existência de um planejamento por programas em que as metas e objetivos estejam claramente identificados e, na medida do possível, quantificados, descrevendo-se as atividades necessárias para atingi-los. A avaliação da eficácia estabelece a relação não só entre os resultados obtidos e os planejados, previstos ou esperados, senão também com o resultado ótimo. É importante destacar que a otimização do resultado deve ser a consecução do resultado planejado; em outras palavras, qualquer variação ou divergência quanto ao plano pode-se considerar, de uma forma ou outra, como uma eficácia.
Economia: este elemento, segundo muitos autores da área administrativa, fecha o conjunto de três critérios básicos (os três E’s), para a avaliação da performance dos gestores públicos e privados. Este critério de avaliação de avaliação da gestão refere-se às condições de aquisição dos diferentes recursos (financeiros, humanos, materiais, etc) pela entidade em questão. A consideração deste atributo supõe o conhecimento dos recursos e a sua comparação com padrões preestabelecidos. Desta ótica, uma operação considera-se econômica quando se dão, em forma concomitante, os fatores a) tempo adequado, b) menor custo, c) quantidade adequada, d) qualidade esperada; ou seja, a aquisição realizou-se em tempo adequado, com o menor custo possível, na quantidade adequada e com a qualidade preestabelecida. Pode-se dizer que a economia é atingida quando são adquiridos recursos adequados (em quantidade e qualidade) ao menor custo possível, considerando as condições de aquisição.
Neste ponto, após serem abordados os três critérios considerados fundamentais para o estudo e avaliação da performance na gestão pública, é oportuno fazer um relacionamento entre estes critérios, com a finalidade de compreender melhor seu significado e utilização, evitando-se possíveis erros de interpretação. Pode-se observar que a eficácia está claramente diferenciada da economia e da eficiência; entretanto a diferenciação entre os dois últimos (eficiência e economia) já não é tão clara. Esta afirmação fica demonstrada pelo fato de que alguns países como Austrália, Alemanha, França e Itália consideram a economia como uma parte da eficiência.
Para isto, é preciso destacar que a eficiência relaciona as entradas e saídas reais; a economia relaciona entradas reais vs. entradas previstas; a eficácia relaciona saídas reais vs. saídas previstas, conforme se visualiza na Figura 2:
Entre estes três conceitos ou critérios deve existir um equilíbrio. Se, por exemplo, é possível ser eficaz atingindo os objetivos por meio da utilização de recursos de forma limitada e irracional, isto permite induzir que é possível ser eficaz sem ser eficiente. Por outro lado, se para ser econômico e eficiente, os recursos não são utilizados de forma racional e adequada, os objetivos podem não ser atingidos como o esperado, levando a incorrer em ineficácia.
Este atributo procura medir o impacto ou efeito que tem atuação pública, como a prestação de um serviço sobre a população alvo. Os indicadores desenhados sob este atributo chamam-se também indicadores de impacto ou efetividade. Isto, em virtude, basicamente, de que na administração pública não se pode medir com base nas saídas ou produtos somente; devem ser considerados os produtos em relação aos resultados e o impacto que geram sobre a comunidade.
Este atributo, considerado nos serviços que presta a administração pública; pode-se entender como fundamental numa gestão. Com este critério procura-se medir a igualdade de possibilidades que têm os grupos sociais menos favorecidos, como regiões pobres, favelas, pessoas incapacitadas, idosos, indigentes, etc., comparando-as com as possibilidades da média do país ou região. Tenta fornecer informação útil ao gestor, permitindo-lhe garantir a igualdade de acesso aos recursos a quem tem direito a eles, medindo a distribuição eqüitativa dos serviços públicos entre a população.
Este atributo mede a qualidade dos serviços públicos. O enfoque deste é dirigido para o beneficiário do serviço ou “cliente”. O desenho de indicadores de qualidade é uma necessidade para as administrações públicas, porque, considerando o cenário atual no qual existem maior exigência do cidadão e menor quantidade de recursos, os gestores públicos devem aplicar modelos de gestão empresarial, satisfazendo às necessidades razoáveis dos “clientes” com o mínimo consumo de recursos. A aplicação de indicadores de qualidade significa uma transição cultural que proteja as organizações públicas para o beneficiário do serviço, introduzindo medidas que permitam orientá-las para o Kaizen ou melhoria contínua. É importante destacar que os indicadores de qualidade estão orientados a medir a qualidade e não a controlá-la.
O processo de globalização e de mudanças constantes que existe atualmente exige o conhecimento do cenário e a capacidade de adaptação de forma flexível e rápida às mudanças que nele se produzem. O acesso à informação sobre a evolução sócio-econômica do cenário, assim como o conhecimento das ações de serviços e produtos desenvolvidos pelos elementos que interatuam neste contexto, são fundamentais para a administração pública, de forma antecipada e não como uma reação, se adapte às necessidades dos cidadãos que serve.
Refere-se à capacidade da administração pública de manter um serviço com a qualidade esperada durante um longo período. Não é suficiente atingir eficientemente os objetivos de um programa, senão manter os benefícios que produzem estes objetivos sobre as mudanças adversas do cenário. Desta forma, procura-se garantir um serviço não só eficiente, eficaz, eqüitativo, excelente, econômico, como também contínuo e duradouro.
Este é um dos mais aplicáveis à administração pública, em virtude do grande número de normas, leis e regulamentos a que estão submetidas as entidades do setor público. Por muito tempo, as auditorias praticadas em organizações do setor público limitavam-se à verificação do cumprimento legal e normativo aplicável, reduzindo-se de forma considerável os benefícios de um auditoria de gestão na forma como é praticada hoje. Este marco normativo não deve ser violentado sob o pretexto de atingir uma maior eficácia, eficiência e economia, ou nenhum outro critério (abordado ou não com antecedência), conformando assim a existência de um marco ético e moral da cultura de controle da gestão pública. Os indicadores desenhados sobre o critério da legalidade procuram facilitar a prestação de contas dos gestores públicos facilitar a prestação de contas dos gestores públicos e são considerados básicos na avaliação da gestão por parte dos órgãos superiores de controle público.
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